蚌埠市交通運輸局關于印發《蚌埠市交通運輸局重大行政決策全過程記錄、立卷歸檔及檔案管理制度》的通知

蚌埠市交通運輸局關于印發《蚌埠市交通運輸局重大行政決策全過程記錄、立卷歸檔

及檔案管理制度》的通知

 

局屬各單位，局機關各科室：

為規范我局重大行政決策事項的決策行為，加強權力制約和監督，現將《蚌埠市交通運輸局重大行政決策全過程記錄、立卷歸檔及檔案管理制度》印發給你們，請遵照執行。

 

 

 

 

 

 

                           蚌埠市交通運輸局

                           2020年10月20日

 

 

 

 

 

 

蚌埠市交通運輸局重大行政決策全過程記錄、立卷歸檔及檔案管理制度

 

第一條  為規范我局重大行政決策事項的決策行為，加強權力制約和監督，根據《重大行政決策程序暫行條例》等有關規定，結合我局實際，制定本制度。

第二條　本制度所稱的重大行政決策的范圍，根據《重大行政決策程序暫行條例》第三條規定的事項范圍確定。

第三條  納入年度市政府重大行政決策事項目錄的決策事項以及市交通運輸局納入部門決策事項目錄的決策事項按照規定要求做好過程記錄和立卷歸檔工作。

第四條  本制度所稱的重大決策全過程記錄，是指在重大行政決策過程中形成的重大行政決策檔案，利用文字及電子記錄設備等手段，對公眾參與、專家論證、風險評估、合法性審查、集體討論決定等重大行政決策活動的過程進行記錄的行為。以電子設備記錄的，應對電子數據采取保護措施，條件允許的，應及時以書面等形式予以固定，并隨決策檔案歸檔。

第五條　本制度所稱重大行政決策檔案是指決策部門在重大行政決策過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式的歷史記錄。

第六條  市交通運輸局重大行政決策檔案歸檔工作由決策承辦單位或決策承辦科室負責。

第七條  公眾參與階段應當收集歸檔的材料為：

（一）決策承辦單位或決策承辦科室征求有關機構和部門意見的書面材料，以及被征求意見機構和部門的回復意見；

（二）與人民群眾切身利益密切相關的重大行政決策，決策承辦單位或決策承辦科室通過報刊、互聯網或者廣播電視等公眾媒體向社會公示決策草案的，征求社會公眾意見的相關材料，包括電子郵件、網頁信息、社交媒體等檔案；

（三）決策承辦單位或決策承辦科室通過召開座談會、論證會征求意見的，有決策承辦單位或決策承辦科室舉行的座談會、論證會的會議通知、參會人員簽到表以及會議記錄；

（四）涉及重大公共利益、群眾切身利益以及法律法規規定應當聽證的決策，有決策承辦單位或決策承辦科室舉辦聽證會的聽證公告、聽證參加人員名單公告、聽證通知書、聽證會筆錄以及聽證報告等材料；

（五）決策承辦單位或決策承辦科室對征求意見過程中各方提出的意見和建議歸納整理、采納與否以及未予采納意見說明理由的書面材料；

（六）決策承辦單位或決策承辦科室在征求各方意見后形成的決策事項草案及說明。

依法不履行相關程序的，應有不履行該程序的情況說明材料。

第八條  專家論證階段應當收集歸檔的材料為：

（一）專家參與決策事項草案論證的會議通知、簽到表等書面材料；委托專業機構論證的委托書；

（二）專家署名或者受托機構蓋章的論證意見書或論證報告。

依法不履行相關程序的，應有不履行該程序的情況說明材料。

第九條  風險評估階段應當收集歸檔的材料為：

（一）承辦單位或承辦科室組織風險評估的相關書面材料或者委托有關專門研究機構進行風險評估的委托書；

（二）承辦單位或承辦科室或者受委托的專門機構開展問卷調查、輿情跟蹤、實地走訪、部門論證、專家咨詢、會商分析、專業機構測評等風險評估活動的相關書面材料；

（三）風險評估單位出具的風險評估報告。

依法不履行相關程序的，應有不履行該程序的情況說明材料。

第十條  合法性審查階段應當收集歸檔的材料為：

（一）承辦單位或承辦科室提請合法性審查的申請書以及重大行政決策草案、決策合法性的依據等書面材料；

（二）合法性審查部門出具的合法性審查意見；

（三）決策承辦單位或決策承辦科室根據合法性審查意見進行必要調整或者補充的材料。

第十一條  集體討論階段應當收集歸檔的材料為：

（一）申請上會的請示；

（二）會議紀要；

（三）決定決策事項的其他輔助材料。

第十二條  重大行政決策如需報經同級黨委或人大批準的，應當將履行報批手續的書面材料、會議紀要、決策修改稿等收集歸檔。

第十三條  重大行政決策結果屬于應當主動公開的政府信息范圍的，應當將主動向社會公開的書面或者電子憑證收集歸檔。

第十四條   重大行政決策中形成的錄音、錄像、光盤、照片特殊載體檔案，按照國家有關規定執行，歸入單位相應類別檔案中。重大行政決策形成的電子檔案應當同步歸檔。在決策檔案備考表中應標明本卷檔案與有關聯的特殊載體檔案互作參見的情況。

第十五條  決策執行階段應當收集歸檔的材料為：

（一）重大行政決策工作任務和責任分解材料；

（二）重大行政決策執行單位制定的執行方案；

（三）重大行政決策執行情況的檢查、督促或者考核等工作記錄；

（四）實施單位提出的停止執行、暫緩執行、修改決策、續期執行的建議，以及集體討論會議對建議的審議及采納情況；

（五）公民、法人或者其他組織對重大行政決策及其實施存在問題的意見或建議；

（六）重大行政決策實施情況后評估報告。

決策執行單位完成重大行政決策工作任務后，應于30日內將執行過程中形成的相關材料送決策承辦單位或決策承辦科室一并歸檔。

第十六條  重大行政決策立卷歸檔的基本要求：

（一）決策承辦單位或決策承辦科室應將重大行政決策檔案單設類別進行管理，明確檔號和歸檔范圍；

（二）決策事項按照本單位發布的年度重大行政決策事項目錄順序進行編號，一個決策事項編制一個順序號；

（三）按決策事項組卷，較厚的可分卷整理，每卷單獨編制案卷號；涉及國家機密、個人隱私等不宜對外公開的內容的，需按正卷和副卷分開組卷，整理時，正卷排列在前，副卷在后，連續編制案卷號；

（四）使用統一規范的案卷封面、卷內目錄和備考表，并按要求填寫；

（五）卷內文件材料采用阿拉伯數字逐頁編寫頁碼，頁碼宜編寫在文件正面右上角、背面左上角空白位置；

（六）卷內文件材料應當按照重大行政決策過程不同階段先后順序排列，裝訂整齊；

（七）收集歸檔的文件材料應當為重大行政決策過程中形成的原始記錄，并采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式；

（八）重大行政決策檔案保管期限均為永久;

（九）其他立卷規定。

第十七條　決策承辦單位或決策承辦科室應當于每年12月15日前將承辦的重大行政決策檔案整理并歸檔，并將重大行政決策事項目錄報局行政審批和營商環境科備案。

第十八條  決策承辦單位或決策承辦科室可根據決策事項的實際情況調整收集歸檔的材料內容，重大行政決策歸檔后的管理工作按照國家和省、市有關檔案管理規定執行。

第十九條  本制度自發布之日起施行。

 

 

附件：蚌埠市交通運輸局重大行政決策檔案整理指引

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件

蚌埠市交通運輸局重大行政決策檔案整理指引

本指引規定了重大行政決策檔案的組卷原則和方法、卷內文件材料的排列、案卷的編目、裝訂等。

1．組卷

1.1  組卷原則

遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的有機聯系和案卷的成套、系統，便于檔案的保管和利用。

1.2  組卷要求

案卷內文件材料應齊全、完整，簽章手續完備。

1.3  組卷方法

重大行政決策過程中形成的各階段的文件材料，原則上按照“一事一卷”整理歸檔。

2．排列

2.1  重大行政決策過程中形成的文件材料按公眾參與、專家論證、風險評估、合法性審查、集體討論五個階段依次排列。

2.2  公眾參與材料、專家論證材料、風險評估階段、合法性審查階段、集體討論階段應當收集歸檔的材料按《蚌埠市交通運輸局重大行政決策全過程記錄、立卷歸檔及檔案管理制度》有關規定次序排列。

3．編目

3.1  卷內文件頁號的編寫

3.1.1  卷內文件材料以卷為單位編寫頁號，以有效內容的頁面為一頁。卷內文件各頁用阿拉伯數字按排列次序流水編號，一頁一號，頁號編制在文件正面右上角，反面則編制在文件左上角，但反面空白無記錄內容的，不編寫頁號。

3.1.2  卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

3.2  案卷封面編制

3.2.1  案卷封面采用內封面形式。

3.2.2  案卷封面第一欄為決策承辦單位名稱，即案卷形成的決策承辦單位名稱。

3.2.3  案卷封面第二欄為類目名稱，統一填寫重大行政決策檔案。

3.2.4  案卷封面第三欄為案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內文件材料的內容。案卷題名可直接包括重大行政決策事項名稱、文種。

3.2.5  案卷封面第四欄為起止日期，應填寫案卷內文件形成的最早和最晚的時間。

3.2.6  案卷封面第五欄應當填寫件、頁，本案卷內的總件數和總頁數；保管期限，應填寫依照規定劃定的保管期限。統一為永久。

3.3  卷內目錄編制

3.3.1  卷內目錄應排列在卷內文件首頁之前。

3.3.2  序號：應依次標注卷內文件排列順序。

3.3.3  文號：填寫文件制發機關的發文字號。

3.3.4  責任者：是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

3.3.5  題名：即文件標題，應填寫文件全稱，文件沒有題名的，應由立卷人根據文件擬定題名。

3.3.6  日期：文件的形成時間，例：“20201017”代表2020年10月17日。

3.3.7  頁號：填寫卷內每份文件起始之頁的編號，最后一份文件應填起止頁號。如，最后一件頁數為15至17，則填寫15/17。

3.3.8  備注：可根據實際填寫需注明的情況。

3.4  備考表編制

3.4.1  卷內備考表

3.4.2  本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，一般情況下不用填寫。

3.4.3  立卷人：由責任立卷者簽名。

3.4.4  檢查人：由案卷質量審核者簽名。

3.4.5  立卷時間：填寫立卷的時間。

3.5  案卷目錄編制

3.5.1  全部案卷裝訂完后，編制案卷目錄并裝訂成冊。

3.5.2  案卷目錄。

3.5.3  序號，填寫案卷的流水順序號。

3.5.4  檔號，由全宗號—目錄號—案卷號組成。

3.3.5  題名、年度、頁數、保管期限、備注填寫方法同上。

4．裝訂

4.1  卷內文件裝訂以卷為單位裝訂。

4.2  裝訂前要剔除易銹金屬物，如金屬夾子、大頭針、回形針。

4.3  裝訂案卷，應當使用裝訂檔案的專用線繩。

備注：重大行政決策中形成的錄音、錄像、光盤、照片特殊載體檔案及電子檔案，按照國家有關規定執行，歸入單位相應類別檔案中。

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